Il Soggetto Attuatore è tenuto a conservare, anche mediante fascicolo informatico, la documentazione e le informazioni relative a ciascun progetto, necessarie per il monitoraggio, la rendicontazione, la gestione finanziaria, la verifica e l’audit, secondo la disciplina europea e nazionale vigente. I documenti, che devono essere conservati nel rispetto dell’art. 6 del DPR n. 445/2000 e dell’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale ed essere facilmente reperibili e consultabili, possono essere conservati in una delle seguenti forme:
– originali;
– copie autenticate;
– copie su supporti per dati comunemente accettati, comprese le versioni elettroniche di documenti originali (nel caso di documenti conservati su supporto elettronico deve essere possibile, in caso di audit, verificarne la corrispondenza ai documenti originali);
– documenti esistenti esclusivamente in versione elettronica.
L’archiviazione ha per oggetto tutta la documentazione di carattere amministrativo-contabile e
tecnico relativa al progetto PNRR, a partire dalla procedura di selezione dell’intervento e di avvio delle attività progettuali, sino alla fase di completamento e rendicontazione finale della spesa e delle attività.
Nel dettaglio, la documentazione da conservare nei fascicoli cartacei e informatici di progetto e trasmettere, su richiesta, al MASE e agli organismi di controllo deve comprendere almeno:
– la documentazione relativa alla fase di selezione e ammissione a finanziamento dell’intervento
progettuale, comprensiva di scheda progetto e allegate specifiche tecniche;
– la documentazione inerente alle procedure di individuazione di Soggetti attuatori esterni o Soggetti realizzatori (procedure di appalto, convenzioni con enti in house providing, accordi di cooperazione, procedure di conferimento di incarichi a personale esterno, etc.);
– la documentazione riguardante l’attuazione dell’intervento progettuale;
– la documentazione correlata alla gestione finanziaria e amministrativo-contabile e alle attività di rendicontazione delle spese.
