La documentazione deve essere conservata per i cinque anni successivi al pagamento del saldo o, in mancanza di tale pagamento, per i cinque anni successivi alla transazione. Per soli 3 anni se l’importo è inferiore 60.000 €
I fascicoli di progetto devono essere archiviati seguendo una struttura base che si articola sistematicamente in n.4 cartelle principali:
1. Documentazione di progetto (Atto d’obbligo sottoscritto, CUP, eventuali modifiche al progetto);
2. Documentazione amministrativo-contabile riferita alle singole procedure attuate dal Soggetto attuatore, suddivisa in due sottocartelle: procedura e spese (in grassetto la documentazione di cui è obbligatorio il caricamento su ReGiS):
Sottocartella «Procedura»:
> Programma biennale delle forniture e servizi/Programma triennale lavori;
> Delibera/Determina/Decreto a contrarre;
> Atto nomina del RUP;
> Documenti di gara (Bando, avviso, lettera di invito, capitolato, avviso, invito etc. e relative pubblicazioni);
> RDO/RDA;
> Disposizione di nomina e dichiarazioni di incompatibilità dei commissari;
> Documentazione istruttoria (Verbali Commissione, ecc..);
> Atti di aggiudicazione;
> Comunicazioni e pubblicazioni degli esiti dell’appalto;
> Contratto;
> Atti di nomina del Direttore Lavori/Direttore di esecuzione del contratto e del Coordinatore Sicurezza;
> Documentazione relativa all’esecuzione contrattuale (verbali avvio attività/consegna lavori, nomina del collaudatore/commissione di collaudo; certificati di collaudo/certificato di regolare esecuzione rilasciato per i lavori dal direttore dei lavori ecc.).
Sottocartella «Spese»:
> Fatture o altri documenti contabili con valore probatorio equivalente emessi dalle imprese appaltatrici;
> SAL e Certificati di pagamento RUP (per i lavori); SAL/Relazioni e Certificati di regolare esecuzione RUP (per forniture e servizi);
> Determina di liquidazione o atto equivalente, DURC, verifiche Equitalia, etc; F24 quietanzato relativo al versamento IVA in regime di split payment;
> Mandati di pagamento quietanzati o a altro documento contabile comprovante l’avvenuto pagamento.
3. Verifiche (Check list, Attestazioni comprovanti il raggiungimento dei target associati all’intervento – metri quadri rigenerati; persone residenti nell’area d’intervento della rigenerazione urbana, etc.);
4. Comunicazioni e scambio di informazioni con il Ministero dell’Interno, che dovranno avvenire per posta elettronica istituzionale e/o poste elettronica certificata, ai sensi del D.lgs. n. 82/2005, attraverso la casella di posta rigenerazioneurbana.fl@interno.it del Ministero dell’Interno.
Fonte: Manuale d’Istruzioni del 22 novembre 2022, pag. 29, punto 7
